miércoles, 15 de junio de 2011

3.1.1 Código de ética de las instituciones y organizaciones.



Código de Ética


La misión filantrópica y la naturaleza de organización no lucrativa con carácter de donataria autorizada del Instituto Carlos Slim de la Salud (ICS) nos obligan a ganarnos y mantener la confianza del público. Esto se logra, entre otras cosas, teniendo un comportamiento transparente y ético. En consecuencia, es responsabilidad de todos los integrantes del ICS observar estrictamente el presente Código de Ética. 


Cláusulas


I. Conflicto de interés en lo general. Los integrantes del ICS tienen una responsabilidad, estipulada en su contrato de trabajo, con el Instituto. El conflicto de interés potencial o real ocurre cuando:


1.1 Un integrante del ICS participa en una decisión administrativa o de negociación, de cualquier índole, que directa o indirectamente puede redituarle algún beneficio económico o de otra naturaleza, a él o a un familiar en primer o segundo grado; 
1.2 Un integrante del ICS no puede cumplir cabalmente su función debido a la presión directa o indirecta que sobre él ejerce o pueda ejercer un tercero haciendo uso impropio de su posición, autoridad o influencia en la organización; 
1.3 Una actividad ajena al trabajo de algún integrante del ICS (remunerada o no) afecte negativamente el cumplimiento de sus obligaciones dentro del Instituto; 
1.4 Un integrante del ICS tiene o adquiere, por cualquier título, un interés económico en algún tipo de organización que guarda relación con la nuestra, excepto en los casos en que su participación es, exclusivamente, de carácter de inversionista de valores públicos y/o bursátiles. 
1.5 Se presenta alguna situación análoga o equivalente, por cualquier razón, a las antes descritas. Los integrantes del ICS deberán evitar situaciones que representen, real o potencialmente, un conflicto de interés; y al iniciar su relación laboral con el ICS deberán firmar una carta compromiso al respecto. En caso de que se sorprenda a algún integrante, durante su estancia en el ICS, ubicado en una situación que implique o pueda implicar “conflictos de interés”, deberá ser notificado a su jefe inmediato, quien consultará con las instancias directivas correspondientes cómo proceder. 


II. Regalos y otras comisiones.


Los integrantes del ICS no podrán aceptar comisiones, regalos, pagos, servicios, préstamos o promesas de futuros beneficios de cualquier persona o entidad relacionada con el Instituto, con excepción de regalos de valor simbólico, promocionales o comidas e invitaciones sociales de acuerdo a la decisión, basada en la moral y ética, de cada persona. Cualquier situación cuestionable o dudosa deberá ser informada a su jefe inmediato, quien deberá indicarle cómo proceder. 


III. Relaciones con proveedores y prestadores de servicios.


Los integrantes del ICS responsables del proceso de requisición y compras de suministros, equipo, transporte y servicios, no podrán tener una relación comercial y/o familiar con ninguno de los proveedores o prestadores de servicios contratados por el ICS. 


IV. Empleo, consultoría y otras posibles asignaciones.


Los integrantes del ICS podrán desempeñar actividades remuneradas independientes de su labor en el Instituto, como son consultorías y actividades de enseñanza, siempre y cuando éstas no interfieran con sus compromisos y responsabilidades laborales dentro del Instituto.


V. Donativos y consultorías del Instituto.


5.1 Ningún integrante del ICS podrá ser el oficial responsable del monitoreo de un proyecto en el cual, ya sea como miembro del personal o como consultor, se encuentre algún familiar. 
5.2 No podrán otorgarse contratos, donativos o consultorías, directa o indirectamente, a familiares de los integrantes del ICS, sin previa autorización del Consejo Directivo. 
5.3 El responsable del proceso de requisición no podrá otorgar donativos, contratos de proyectos o consultorías a organizaciones en las cuales labore algún familiar, no sin la autorización de la Dirección General. 
5.4 No se podrán otorgar premios, donativos o concesiones directa o indirectamente a algún integrante del ICS ni a algún familiar, sin previa autorización de la Dirección General. 
5.5 Los integrantes del ICS pueden ser asignados a la supervisión y programación de proyectos en las organizaciones o Instituciones en las que hayan sido empleados anteriormente. Sin embargo, debe mantenerse una supervisión directa para evitar cualquier conflicto de interés, en particular si el receptor del donativo es un antiguo empleador del integrante del ICS responsable del proyecto. En tales casos, la relación deberá ser totalmente divulgada y discutida con su supervisor para asegurar la transparencia de la transacción. 


VI. Cargos honorarios.


Cualquier integrante del ICS que sea invitado a título personal a formar parte de Consejos o Juntas Directivas deberá informar de dicha invitación al Consejo Directivo o al Director General previo a la aceptación del cargo.
En todos los casos deberá valorarse la invitación tomando en consideración lo siguiente: 
6.1 Posibles conflictos de intereses (por ejemplo, si la organización es un receptor de donativos, es proveedor del Instituto o es probable que se convierta en uno);
6.2 Posibles conflictos en materia de disponibilidad de tiempo, es decir, la responsabilidad puede interferir con el desempeño de las funciones al interior del ICS; 
6.3 Posibles conflictos de interés por existir una vinculación estrecha entre las funciones desempeñadas al interior del ICS y el cargo; 
6.4 Posibles conflictos de interés al generarse en la organización anfitriona la percepción de que se incrementarán sus posibilidades de obtener algún tipo de financiamiento por parte del Instituto en un futuro. 


VII. Aceptación de emolumentos y honorarios.


7.1 En lo general, los integrantes del ICS podrán aceptar honorarios y/o emolumentos de las actividades anteriormente descritas. 
7.2 Los integrantes del ICS no podrán aceptar honorarios por parte de organizaciones receptoras de donativos por actividades de enseñanza, consultorías o consejería sin la autorización del Director General o del Consejo Directivo. 
7.3 No podrán aceptarse reembolsos de gastos por parte de receptores de donativos. 


VIII. Sobre presentaciones públicas y materiales de divulgación.


8.1 El ICS busca promover el enriquecimiento profesional de sus miembros invitándolos a participar como oradores en presentaciones públicas, congresos y conferencias, así como enriquecer las bases de su conocimiento a través de la realización de estudios y la publicación de artículos científicos en sus campos profesionales, siempre y cuando estas actividades no interfieran con sus responsabilidades y compromisos laborales. Toda presentación pública deberá ser autorizada por el Director General; y para aquéllas vinculadas con el ICS deberán utilizarse los documentos ya existentes, elaborados por el mismo, para dicho propósito. Asimismo, las participaciones en medios de comunicación deberán ser autorizadas y seguir las recomendaciones del área de comunicación. Se debe considerar, dependiendo de las circunstancias, si es o no oportuno revelar explícitamente que el ponente es integrante del ICS. En caso de duda, se deberá consultar en la RED. 
8.2 En casos de invitaciones de carácter individual, el invitado deberá indicar que es en ese carácter que se realiza la presentación y nunca en representación del ICS. 
8.3 Ningún integrante del ICS podrá aceptar remuneración, pago de regalías, honorarios o reembolsos de gastos de un receptor de donativos y tampoco podrán aceptarse remuneraciones en caso de participaciones en representación del ICS. Solo se podrán aceptar por parte de organizaciones no receptoras de fondos del ICS o cuando participen de una representación ajena al Instituto. 


IX. Actividades Políticas.


Los integrantes del ICS son libres de ejercer sus derechos políticos siempre y cuando dichas actividades no entren en contradicción con la capacidad para llevar a cabo sus funciones en el Instituto. Los integrantes de ICS deben tomar en consideración las implicaciones en materia de percepción que puedan generarse. Ninguna actividad política podrá llevarse a cabo durante las jornadas de trabajo o haciendo uso de recursos del Instituto.


X. Confidencialidad- Divulgación de la Información.


Toda la información, de carácter interno, legal y administrativo, generada y desarrollada por los integrantes del ICS como resultado de sus actividades, es propiedad del ICS, por lo tanto, privada y confidencial. Únicamente deberá ser utilizada para propósitos internos y conforme a las políticas y procedimientos establecidos. Como cualquier otro recurso valioso, la información, debe ser protegida porque su difusión puede dar ventajas a terceros, exponiendo a la compañía a daños y perjuicios, y poner en riesgo la privacidad de las comunicaciones. Cuando por cualquier razón, algún integrante se separe del Instituto, todos los documentos o expedientes que contengan información confidencial deben ser entregados. Aún después de terminada la relación laboral, la persona seguirá teniendo la obligación de salvaguardar y no divulgar dicha información. El ICS no proporciona información personal de sus miembros a terceros solicitantes. 


XI. Cumplimiento de las Leyes y el Reglamento.


11.1 Es responsabilidad de cada integrante del ICS cumplir con todas las leyes y reglamentos bajo los cuales se rija la operación del Instituto. Asimismo están obligados a respetar las leyes y los reglamentos de los países a los que viajen, incluyendo las regulaciones de cada uno de éstos respecto al cambio de moneda. 
11.2 Cualquier acto u omisión que pueda constituir delito patrimonial en contra del ICS, deberá ser reportado, identificado e investigado rápidamente, a efecto de poder tomar las acciones legales correspondientes. 
11.3 Esta regla se extiende a conductas que puedan constituir delitos conexos a medios de preparación para la comisión de un delito patrimonial como lo pueden ser: alteración de registros, cifras o documentos, omisión de registros, formulación de registros falsos, formulación o recepción de documentos apócrifos o falsos, sustracción de bienes o documentos, manejo irregular de dinero y valores, etc. 


XII. Sobre inversiones.


Los integrantes del ICS que tengan conocimiento, o están en condiciones de conocer, de las propuestas de inversión del Instituto están sujetos a las políticas de uso de la información confidencial de la inversión y las restricciones a la negociación de valores personales del mismo. Dichos integrantes deben consultar con la Dirección General sobre la orientación y la forma de cumplir con estas políticas.


XIII. Manejo de la información financiera.




El Instituto está comprometido con los más altos estándares de reporte y manejo de información financiera. Los integrantes, instituciones y organizaciones asociadas al ICS, además de cumplir con la obligación de observar todas las leyes, normas y reglamentos, en la medida en que corresponden a sus funciones, deberán: 
13.1 Garantizar la transparencia oportuna y efectiva del manejo financiero del ICS a las entidades correspondientes; 
13.2 Registrar el ejercicio realizado en forma precisa y oportuna; 
13.3 Cumplir con los mecanismos de control, procesos y procedimientos referentes a la información financiera y; 
13.4 Entregar información precisa, completa, objetiva y relevante. 


XIV. Instancias.


La instancia en las que se podrán discutir posibles dudas respecto al comportamiento a seguir y violaciones a este código es la Coordinación de Oficina. Cuando la situación lo amerite, el caso se llevará a la Dirección General o al Consejo Directivo del ICS. 


XV. Invitación.


Este código de ética pretende promover la transparencia y estimular un comportamiento digno de prestigio y credibilidad para el Instituto Carlos Slim de la Salud, así como fomentar el trabajo en equipo y la sana convivencia basados en el respeto y la cordialidad entre sus integrantes.

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